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【案例】學校檔案管理軟件哪家好？東北電力大學選擇會博通

2023/1/31 0:00:00 來源：最新案例作者：小博瀏覽量： 689

學校檔案管理工作，很重要！這已經(jīng)成為學校日常運營管理的共識。檔案管理如何與現(xiàn)今辦學規(guī)模不斷擴大的趨勢相匹配？學校如何更好滿足廣大師生和社會對檔案的巨大利用需求？如何確保檔案在滿足便捷高效利用的同時也能保障檔案安全？諸多問題橫亙在檔案信息化路途中。這些問題如何解決，或許東北電力大學和會博通攜手落地的學校檔案管理軟件落地實踐，能給您一些參考。

01客戶簡介

東北電力大學是吉林省重點大學，同時也是中國共產(chǎn)黨親手創(chuàng)建的第一所電力工科學校，始建于1949年。2012年，東北電力大學入選為國家“中西部高校基礎能力建設工程”重點建設高校。學校共有14個學院，50個本科專業(yè)，涵蓋了工、理、管、文、法、經(jīng)、教育、藝術8個學科門類，學校是博士學位授權單位，現(xiàn)有電氣工程、動力工程及工程熱物理、控制科學與工程3個博士學位授權一級學科，能源動力博士專業(yè)學位授權類別，2個博士后流動站；具有碩士研究生推免權，現(xiàn)有15個碩士學位授權一級學科，涵蓋62個碩士學位授權二級學科，有10個碩士專業(yè)學位授權類別；擁有吉林省特色高水平學科9個，其中一流學科4個、優(yōu)勢特色學科4個、新興交叉學科1個。學校現(xiàn)有全日制在校生近23000人。

02客戶痛點

1）學校檔案資源分散，難以統(tǒng)籌管控：東北電力大學擁有眾多學院和專業(yè)，在日常教學運營管理當中，每一個小的細分的組織結構和人員，隨時隨地都會產(chǎn)出非常多的知識資源。這些知識分散存儲與各組織人員的電腦當中，需要進行統(tǒng)一管理。

2）知識協(xié)作效率還需進一步加強：學校檔案資源，有一部分收集好之后，就存放于檔案室，束之高閣了，沒有充分用起來讓檔案真正為學校發(fā)展、為廣大教職工提供服務，成為個體與組織的價值放大器。

3）知識資產(chǎn)難以沉淀與整合：學校屬于知識屬性比較強的領域，知識資源是學校的寶貴財富。在教育教學過程中，知識資源既以顯性的課件等形式出現(xiàn)，也以交流等隱性的形式出現(xiàn)。這兩種知識資源，都應該進行沉淀和整合。

4）權責不明確，部分檔案管理界限不明：有些檔案同時屬于教學檔案和人事檔案的范疇，比如獎懲材料入學登記卡等，致使出現(xiàn)多頭管理、相互依靠的現(xiàn)象，無法保證檔案內(nèi)容及有關材料準確歸檔。

03會博通學校檔案管理軟件：統(tǒng)籌多邊應用

1）多人員共同管檔統(tǒng)籌多邊應用：針對學校檔案資源分散，難以統(tǒng)籌掌控的問題。會博通為其提供了多人員共同管檔的功能。學校管理人員、教職工等，均可通過登陸統(tǒng)一的門戶平臺，集中處理課件/教案管理，黨團活動管理、日常工作管理等事項。

2）高效檔案檢索與流程審批：針對協(xié)作效率的痛點，會博通內(nèi)置自主研發(fā)的高效搜索引擎。系統(tǒng)用戶通過輸入關鍵詞，即可實現(xiàn)秒級檔案檢索。檢索出來的檔案可以依據(jù)權限查看，若在權限范圍之外，可以通過系統(tǒng)流程直接進行檔案調(diào)閱等申請。

3）顯性知識與隱性知識全局管控：針對知識資源沉淀與整合的需求，會博通為東北電力大學提供了集顯性知識與隱性知識于一體的管理系統(tǒng)。教職人員既可通過教案、課件、綜合檔案等顯性知識庫查閱所需資料，也可通過在線交流、咨詢臺、論壇中心等社交模塊推動隱性知識沉淀。

4）多維權限體系，檔案更安全：針對權責不明確的痛點，會博通為東北電力大學提供了細粒化的權限匹配體系。學校可根據(jù)教職工的職能與工作需要，進行多維度的權限設置。比如，可為校領導設置覆蓋所有功能模塊、全體部門的全局管理體系。

學校檔案管理工作對于了解學校的整體狀況、教育教學質(zhì)量的分析、教科研的研究有著十分重要的作用，是一項非常基礎的工作。東北電力大學用會博通學校檔案管理軟件，保障了檔案工作的順利開展，對于教育教學的發(fā)展具有深遠意義。