數(shù)智賦能 樂(lè)動(dòng)未來(lái) ——珠江鋼琴集團(tuán)與會(huì)博通攜手譜寫(xiě)檔案管理新樂(lè)章

【引言】

    在珠江之畔，百年民族品牌珠江鋼琴用琴鍵奏響中國(guó)制造的華美樂(lè)章；在數(shù)字經(jīng)濟(jì)浪潮中，這家享譽(yù)全球的樂(lè)器制造企業(yè)以創(chuàng)新為弦，與檔案管理領(lǐng)域的領(lǐng)航者會(huì)博通共同演繹了一場(chǎng)傳統(tǒng)制造業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型協(xié)奏曲。自引入會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)以來(lái)，珠江鋼琴不僅實(shí)現(xiàn)了檔案管理的全面數(shù)字化升級(jí)，更通過(guò)與致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)的深度集成，打造出智能高效的文檔全生命周期管理體系，為傳統(tǒng)制造企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型樹(shù)立了典范。

【第一章：傳統(tǒng)制造業(yè)的檔案管理之困】

作為年產(chǎn)鋼琴超10萬(wàn)臺(tái)、產(chǎn)品遠(yuǎn)銷100多個(gè)國(guó)家的樂(lè)器制造巨頭，全球最大的鋼琴企業(yè)，珠江鋼琴每天產(chǎn)生的公文、合同、技術(shù)圖紙、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等專業(yè)文檔數(shù)以千計(jì)。檔案管理曾面臨三重困境：

1、海量數(shù)據(jù)管理難：從研發(fā)設(shè)計(jì)到生產(chǎn)制造，從市場(chǎng)營(yíng)銷到售后服務(wù)，每年新增的紙質(zhì)文檔堆積如山，傳統(tǒng)庫(kù)房難以承載。

2、業(yè)務(wù)流程斷點(diǎn)多：OA系統(tǒng)中的審批文件需要人工下載打印再歸檔，流程效率低下且易出錯(cuò)。

3、知識(shí)資產(chǎn)復(fù)用難：寶貴的工藝經(jīng)驗(yàn)、專利技術(shù)沉睡在檔案室，難以轉(zhuǎn)化為企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

"過(guò)去技術(shù)人員要找三年前的工藝改良方案，常常要在檔案室翻找大半天。"珠江鋼琴檔案中心的檔案管理員回憶道，"更棘手的是，不同部門(mén)形成的文件標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，歸檔后調(diào)閱利用效率非常低。"

【第二章：會(huì)博通解決方案的智慧交響】

2016年，珠江鋼琴經(jīng)過(guò)嚴(yán)格選型，最終與會(huì)博通達(dá)成戰(zhàn)略合作。這場(chǎng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的"交響樂(lè)"由三大創(chuàng)新樂(lè)章組成：

第一樂(lè)章：系統(tǒng)集成無(wú)縫銜接

• 通過(guò)自主研發(fā)的接口程序，打通致遠(yuǎn)OA與會(huì)博通系統(tǒng)。

• 審批完成的合同、制度等文件自動(dòng)推送至預(yù)歸檔庫(kù)。

• 會(huì)博通中的檔案管理業(yè)務(wù)流程，可推送到OA系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了檔案系統(tǒng)與OA的業(yè)務(wù)處理集成。

第二樂(lè)章：智能預(yù)歸檔系統(tǒng)

• 引入OCR圖像識(shí)別技術(shù)，掃描自動(dòng)形成雙層PDF文件。

• 建立工藝文件知識(shí)庫(kù)，可根據(jù)類別、編號(hào)、關(guān)鍵詞等建立關(guān)聯(lián)。

• 可預(yù)設(shè)文件自動(dòng)歸檔規(guī)則，歸檔準(zhǔn)確率達(dá)99.6%。

第三樂(lè)章：全流程數(shù)字管控

收文階段：OA流程與檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程高度集成

辦理階段：電子簽名與元數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)綁定

歸檔階段：自動(dòng)校驗(yàn)文件完整性并著錄元數(shù)據(jù)

保管階段：實(shí)施放篡改標(biāo)識(shí)存證確保檔案真實(shí)性

"現(xiàn)在市場(chǎng)部簽訂經(jīng)銷協(xié)議后，馬上就可以自動(dòng)移交到檔案系統(tǒng)的預(yù)歸檔庫(kù)中了，實(shí)時(shí)歸檔大大提升了文件的利用價(jià)值。"法務(wù)部的同事感嘆無(wú)比。

【第三章：深度合作奏響運(yùn)維強(qiáng)音】

區(qū)別于普通軟件采購(gòu)，珠江鋼琴選擇與會(huì)博通建立長(zhǎng)期運(yùn)維合作，這種"交鑰匙"服務(wù)模式帶來(lái)三重保障：

1、7×24小時(shí)響應(yīng)機(jī)制：配備專屬運(yùn)維團(tuán)隊(duì)，重大活動(dòng)期間可駐場(chǎng)保障。

2、持續(xù)優(yōu)化升級(jí)：每年兩次系統(tǒng)健康檢查，免費(fèi)進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，累計(jì)完成998項(xiàng)功能優(yōu)化。

3、知識(shí)轉(zhuǎn)移計(jì)劃：開(kāi)展數(shù)字檔案管理培訓(xùn)，全員參與數(shù)字化協(xié)作。

2021年廣州疫情期間，會(huì)博通技術(shù)團(tuán)隊(duì)通過(guò)遠(yuǎn)程支持，僅用48小時(shí)就完成供應(yīng)鏈系統(tǒng)對(duì)接改造，確保海外訂單文檔及時(shí)歸檔。"這種合作深度，讓我們能心無(wú)旁騖專注主業(yè)。"會(huì)博通的努力得到了客戶的稱贊。

【第四章：數(shù)字化轉(zhuǎn)型的澎湃樂(lè)章】

引入會(huì)博通系統(tǒng)6年來(lái)，珠江鋼琴的檔案管理已實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍：

• 效率提升：文檔檢索時(shí)間從數(shù)小時(shí)縮短至30秒。

• 成本下降：節(jié)省紙張，管理成本也明顯降低。

• 風(fēng)險(xiǎn)可控：建立完整審計(jì)追蹤鏈條，合規(guī)檢查通過(guò)率100%

• 知識(shí)活化：構(gòu)建樂(lè)器制造知識(shí)庫(kù)，支撐新品研發(fā)周期明顯縮短。

更深遠(yuǎn)的影響在于管理模式的變革。通過(guò)打通OA等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，珠江鋼琴構(gòu)建起覆蓋研發(fā)、生產(chǎn)、營(yíng)銷的全價(jià)值鏈數(shù)字檔案體系，為智能制造升級(jí)奠定數(shù)據(jù)基石。2022年7月，珠江鋼琴成功入選"中國(guó)輕工業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型先進(jìn)單位"，集團(tuán)黨委書(shū)記、董事長(zhǎng)李建寧入選“中國(guó)輕工業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型領(lǐng)軍人物”。

【結(jié)語(yǔ)】

從黑白琴鍵到數(shù)字代碼，從紙質(zhì)文檔到智慧云庫(kù)，珠江鋼琴與會(huì)博通的合作印證了傳統(tǒng)制造業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的無(wú)限可能。這場(chǎng)持續(xù)七年的管理革新，不僅奏響了民族品牌高質(zhì)量發(fā)展的時(shí)代強(qiáng)音，更譜寫(xiě)出中國(guó)智造與數(shù)字科技深度融合的華彩樂(lè)章。當(dāng)工業(yè)文明的厚重積淀遇上數(shù)字技術(shù)的靈動(dòng)創(chuàng)新，我們相信，這曲智慧管理的交響樂(lè)必將激蕩出更加動(dòng)人的旋律。