政務電子文件,是指機關事業單位在使用辦公系統處理公務的過程中,基于計算機等電子設備形成、辦理流轉、存儲管理的各種形式的信息記錄。關于電子文件歸檔的研究,以“中國知網” 為研究樣本來源,整體上看電子文件歸檔已引起學術界重視,很多研究成果重在理論探討和論證,較少實踐層面的經驗總結和操作層面的系統梳理。目前研究主要側重于電子文件全流程管理、歸檔與管理系統構建、單套制與雙套制、歸檔與移交模式等。增量電子化是時代發展的趨勢,也是今后檔案工作的重點,從電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔到電子檔案移交、存儲、利用、備份的全過程進行管理,是確保電子文件歸檔時齊全完整、真實有效的重要原則。
在這一原則下還需要加以技術手段構建電子文件歸檔與管理系統,需要具有完備的、智能化的流程解決方案和較高的技術實現能力。會博通綜合知識管理系統就是這樣一個可管理文件與檔案全生命周期的綜合性管理系統。目前華東地區實現的行政審批類電子文件在線歸檔模式,既制定了行政審批檔案管理的業務規范,明確了電子文件歸檔的技術標準,同時開發設計相應的功能模塊,并建立行政審批電子檔案全程監督指導的長效機制, 可謂管理手段和技術手段雙管齊下,取得了良好成效。中山市檔案局也在建設數字檔案室方面提供了良好的示范,在多年系統建設的基礎上按照增量優先原則,抓好數字檔案資源建設和安全保障體系建設。學術界對電子文件歸檔方面的研究側重于分析地方政策的解讀,對國家政策、行業標準落地情況的研究。“不管具體方式如何,最重要的是要滿足電子文件管理的需求,適應當前各地的電子文件管理現狀, 適宜于當地的推廣和執行。”