如何打通文檔全生命周期管理的“任督二脈”，讓管理效率加倍？
文檔全生命周期是什么？
文檔全生命周期，指的是文檔從“生”——創(chuàng)建，經(jīng)“存”——存用，到“終”——銷毀的全過程。不同類型（如紙質(zhì)文檔和數(shù)字文檔）、不同用途（如報告文檔、技術文檔）的文檔，其所經(jīng)歷的生命周期也會有所不同。常見的文檔全生命周期，主要包括文檔的創(chuàng)建/采集、整理、歸檔、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。
在這個信息爆炸的時代，企事業(yè)組織中每天都會產(chǎn)生大量的信息和文檔。這些文檔資源由不同的人員產(chǎn)生，又散布在不同的終端上，在各類系統(tǒng)和溝通軟件中流轉(zhuǎn)。
如果不對其全生命周期實施統(tǒng)一、規(guī)范化管理，不僅容易導致有價值的知識資源流失，不利于發(fā)揮文檔的最佳效用，更可能會引發(fā)信息泄露等安全問題。從這個角度來看，實施文檔全生命周期管理，同時也是在實施知識全生命周期的運行、讓知識資源價值更大化的過程。
那么，文檔的全生命周期管理該如何實現(xiàn)呢？下面我們就以會博通綜合文檔管理系統(tǒng)為例，探究其中奧妙。
綜合文檔管理專家，智能化、系統(tǒng)化管理文檔全生命周期
創(chuàng)建/采集：會博通支持多種采集渠道與采集方法，可通過新建、掃描、上傳、導入等方式，對電子文檔與實體文檔進行創(chuàng)建與采集。
分類/整理：通過會博通獨有的自定義功能，用戶可根據(jù)需求，對各層級文檔的分類架構(gòu)、目錄、屬性等進行自定義預設。文件需按什么分類歸檔、各層級有什么目錄、需錄入哪些信息等，完全可根據(jù)用戶的需求而定。
較為常見的應用方式是：為電子文檔預設與實體文檔存放情況一致的分類架構(gòu)。這樣一來，不僅可通過系統(tǒng)查看各類文檔，還可通過存放位置地圖功能，快速定位實體文檔位置，實施同步管理。
歸檔：會博通提供了多種歸檔方式，除了可針對文件發(fā)起專門的歸檔流程，實現(xiàn)自動化歸檔外，還可以讓業(yè)務流程與歸檔流程形成閉環(huán)，將業(yè)務所產(chǎn)生的成果文件與審批痕跡一并歸檔。實現(xiàn)文檔從創(chuàng)建到歸檔的全流程自動化。
搜索：會博通提供了方便好用的搜索功能，不僅支持組合搜索、關鍵詞搜索、二次搜索等，還可根據(jù)搜索者權限展示搜索結(jié)果，讓文檔在安全的基礎上快速呈現(xiàn)在所需的人面前。
借還：如何讓文檔像借、還書一樣，經(jīng)審批快速流轉(zhuǎn)？會博通通過借還流程即可輕松實現(xiàn)。在會博通系統(tǒng)內(nèi)，借還流程的步驟、表單、審批人皆可按照用戶需求自定義設置。系統(tǒng)還會自動登記借還信息，并支持歸還提醒。即實現(xiàn)了對文檔的利用管控，也促進了知識的靈活流動。
注銷：針對過期、需要銷毀的文檔，通過會博通專門的銷毀流程，即可完成單獨或批量文檔的銷毀。同時，還可創(chuàng)建銷毀庫保存已注銷的電子文檔，以便后續(xù)進行復原、查詢。
會博通以流程化體系，串聯(lián)起文檔全生命周期
在上文中可以發(fā)現(xiàn)，會博通對于各生命周期的管理，都可通過規(guī)范化的流程來實現(xiàn)。這也是會博通系統(tǒng)的一大特色：流程化的文檔全生命周期管理。
文檔、知識內(nèi)容等資源，不僅能隨流程發(fā)起而產(chǎn)生，比如在業(yè)務流程中，應用系統(tǒng)模板快速創(chuàng)建報價單等；也可以通過流程進行協(xié)作、共享，比如通過借用流程查閱文檔，或?qū)I(yè)務所需文檔通過流程發(fā)起流轉(zhuǎn)等；還能通過流程沉淀企業(yè)知識資產(chǎn)，比如通過歸檔流程，將審批痕跡與成果文件一并歸檔等。這樣一來，組織內(nèi)部的知識資源真正實現(xiàn)了“從業(yè)務中來，應用到業(yè)務中去”，從而更好地發(fā)揮其知識效用。
會博通以多維安全管控，為文檔全生命周期提供安全防護
為了保護組織的知識資產(chǎn)安全，會博通綜合文檔管理系統(tǒng)中配置了多重安全管控措施：
細粒化權限體系：可針對模塊、人員、操作行為、信息等進行操作授權；文檔的查閱、利用等均需依權限而行，規(guī)范文檔管理和應用的各個環(huán)節(jié)。
“黑匣子”記錄：文檔操作與變更全程，都會在系統(tǒng)留下痕跡，便于管控與追溯。
安全策略：配備了SSL網(wǎng)絡加密傳輸、數(shù)字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等安全策略，多維度為信息安全把好關。
文檔全生命周期管理的價值
借助會博通綜合文檔管理系統(tǒng)的例子可以看出，通過文檔全生命周期管理，組織可以將不同來源、不同性質(zhì)、不同用途的文檔資源整合起來，進行統(tǒng)一化、規(guī)范化管理。在此基礎上，文檔所承載的知識內(nèi)容，通過分享、整合、存儲、更新等知識生命周期的過程，可以更好地發(fā)揮其效用價值。這不僅有利于文檔等知識資源的整合與沉淀，更利于其在循環(huán)應用中實現(xiàn)創(chuàng)新，為組織的知識生態(tài)鏈提供源源不斷的動力，促進團隊組織打造更強的核心競爭力。
