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證照檔案管理系統實現“存、查、用” 證照信息化管理
證照是指國家或其他行業主管部門依法頒發的證明個人或企業身份、資質、能力和權利的文書、憑證等。證照作為一種對個人或企業資質的權威認證，具有重要的法律效力和信譽保障作用。然而，當前我國各行各業的證照檔案管理普遍存在著證照頒發不規范、證照流轉不透明、證照儲存不完備等問題，這些問題給證照的管理帶來了極大的困難和不便。為此，會博通證照檔案管理系統的建立可以實現證照信息化管理，解決證照管理的難題。
當下很多證照檔案管理痛點：
1、用時難查找
證照類型多樣，保存分布零散并混亂，由不同的部門管理，缺乏統一臺賬，如工作人員變動，容易丟失，并且使用時難以尋找。
2、借閱不方便
1）借閱無法采取時效性的歸還管理，容易影響其他業務進展，并且泄露風險高。
2）傳統紙質證照借閱不便利，不能同時借閱協作公司業務進展，有可能讓業務失去合作機會。
3）另外證照類型、證照數量等信息不透明，證照借閱流程不清晰，證照借閱辦理受時空限制，影響工作效率。
4）紙質證照借閱容易損壞造成不可逆轉的修復。
3、預警不及時
很多企業，單位由于日常工作比較繁雜，并且證照缺乏到期實時提醒，影響證照年審、延期、換證等業務的及時辦理，不利于證照的維護，導致證照過期，辦理手續繁雜，時間性長。
4、狀態難掌控
證照日常的使用、借閱、變更、申辦、年檢、續費等無記錄，證照利用歷史難溯源、遺失損壞難追責，導致證照的管理不夠規范，安全風險高。
會博通證照檔案管理系統實現了“存、查、用”證照信息化管理。首先，證照管理人員可以通過該系統依據證照類型、頒發機關、有效期等要素進行證照資料的分類和儲存，實現證照資料的全面存檔。通過與指紋識別、二維碼識別等技術的結合，可以實現證照資料的防偽、涂改檢驗和防篡改，進而保證證照資料的安全性和可信度。
以證照庫為中心，證照檔案管理系統解決方案：
1）證照有序存儲，易存易取方便管理
會博通證照檔案管理系統的現身，實現了證照的“存、查、用”一體化集中管理，在證照檔案管理系統中，證照管理人員可以快速準確地查詢證照資料。通過該系統的搜索和排序功能，可以依據證照類型、證照編號、持有人姓名等信息快速定位查詢所需證照資料，提高證照管理工作的效率和準確性。讓證照信息有序儲存，清晰明了，用時便于查找。
2）證照借閱，隨時了解證照使用情況
由于紙質證照借閱容易損壞，安全性也難以保障，而采用會博通證照檔案管理系統支持批量借閱證照，提供多種借閱形式和領取方式，證照的借閱、使用和歸還全程留痕，提高證照各環節的流通效率。將證照借閱全程記錄留痕，采用一查即知的信息呈報方式，完整記錄證照借閱流程及相關信息，證照狀態實時自動更新，方便企業了解證照使用情況，提高證照各環節的流通效率。
3）證照提醒，保障證照的持續可用性
通過在系統上可以設置證照到期提醒時間和提醒方式，那么系統會根據設置的時間與提醒方式進行相應的證照提醒，保障證照的持續可用性。支持用戶根據需求自定義根據年檢、延期等證照維護工作設定單次或周期性提醒服務，系統會在證照到期前自動提醒相關人員進行處理，保障證照的持續可用性，促進企業合規的經營與發展。
證照檔案管理系統支持證照的批量借閱申請，審批過程自動登記借用與歸還；支持在移動端隨時隨地發起申請，業務辦理不受時空限制，有效提高企業辦事效率。
4）證照統計
證照管理人員可以通過系統提供的電子文檔管理功能，將證照資料轉換為電子版文件，進而應用于證照信息反饋、業務處理、數據分析等工作。
會博通證照檔案管理系統具備智能化的統計方式，類似工作日志或數據統計的方式，將可視化圖表與表格形式實時統計證照的狀態及類型情況，展示不同狀態的證照數據，便于清晰查看證照的保存、利用、借閱等整體情況。證照管理人員可以實現對證照資料的全過程管理和控制，提高證照管理的效率和準確性，進而為社會主義現代化事業的發展提供有力的支持和保障。
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