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研究院檔案管理系統信息管理解決方案，檔案利用模塊介紹
隨著信息化水平的不斷發展，研究院的檔案越來越多以電子文件的形式流轉于各部門之間，有價值的技術、科研、人事等電子文件可能無法得到及時歸檔，會導致研究所失去重要的檔案資源。為保證有價值的研究院檔案得到安全的保管并能隨時提供利用，實現文件到檔案的全過程控制，保障研究院檔案的系統性、完整性和真實性，精心設計一個安全可靠的會博通研究院電子檔案管理系統。其中，檔案利用模塊是系統的最終目的，也是體現檔案價值的主要手段，下面就細分一下相關知識。
一、檔案的收集與整理
研究院檔案管理系統可以實現自主錄入+跨軟件自動歸檔，在管理系統的自主錄入方面,檔案管理系統為操作人員提供很好的批量導入與單個文件導入兩種功能，無論你的研究院檔案數據量有多大，也可以輕松完成歸檔流程，十分契合大體量的中大企業輕松快速研究院檔案錄入需求。
二、檔案利用模塊的初步建立
研究院檔案管理系統通常包括科技檔案、文書檔案、財務檔案、科技成果檔案、基建檔案、設備檔案、人事檔案、合同檔案、知識產權檔案、聲像檔案與管理類檔案等類型，各研究院可以根據實際情況將檔案進行分類，以多維度的檢索方式提供利用，比如：按檔案類別、檔案屬性、檔案條目、項目令號等進行檢索。用超鏈接呈現在檔案利用的檢索欄中，使檔案的使用者可以快速定位需要使用的檔案，不用在總覽中盲目搜索，節省時間成本，在某一類型中檢索也有利于系統不易出現卡死的現象。
研究院檔案的利用方式主要包括借閱、共享、移交、審評、檢索等，檔案的使用者在檢索界面中勾選需要的檔案后點擊選擇的利用方式啟動流程，使其在系統的同一界面完成研究院檔案利用流程的啟動，不用多余的操作和等待，更為方便快捷。
三、檔案利用開放的接口
檔案利用檢索欄中各類型檔案的歸檔數據可以直接錄入研究院電子檔案管理系統，也可以讓廠家將其它辦公管理系統做接口，把歸檔數據同步至研究院電子檔案管理系統。在走審批中，可以讓審批者一目了然。
四、檔案利用臺賬元數據的設計和意義
1、研究院檔案制作臺賬
（1）元數據的設計
為確保研究院檔案的完整性、可靠性和真實性，便于研究院檔案的統計、整理，以及任務流程結束后及時閉環，需建立檔案制作的詳細臺賬，元數據的設計尤為關鍵。根據本單位的實際情況，元數據設計思考如下：
表單號：給每一個流程賦予唯一的編號，以防檔案丟失，可在此元數據上做超鏈接直接鏈接到OA流程，便于及時跟蹤制作進程;
檔案類別：合同、技術文件、設備文件、基建文件、管理文件、公文、知識產權和其它;
制作方式：復印、打印、曬藍圖、電子文件下載和刻盤;
申請人：本著“誰使用、誰負責”的原則，設定申請人即為流程發起人;
去向及用途：評審、投產、定型鑒定、審價審計、軍檢、招標、投標、外發、部門內部使用、檔案組卷和其它;
簽收人和簽收日期：為防止檔案資料被他人誤領，故設定前往檔案室取走檔案的人和日期。
除上述研究院檔案管理系統的元數據，還包括申請部門、制作人、總份數、總頁數、項目名稱、涉密頁數、工作令號、涉密份數、申請日期、要求完成日期和申請狀態。
（2）元數據設計的意義
1、檔案員可隨時查看制作流程所處節點，便于管理。檔案員可隨時審查電子檔案利用的審批、密級、內容等是否符合要求，且不易丟失檔案，可及時督促節點辦理人員完成制作，不會產生流程滯留，提高了工作效率;
2、便于檔案數據的統計和分析。可根據制作方式、檔案類別、制作部門、分管檔案員、密級等多維度來統計數據，做數據之間的比較和計算，是各類工作開展的有效數據支撐和來源;
3、有利于檔案利用者跟蹤制作進度。若流程已被退回，則將出錯退回的流程及時進行修改，若出現某個制作節點滯留時間過長，則及時與節點辦理人員溝通解決問題，避免工作的耽誤;
4、有效的保證了檔案利用的安全和保密。臺賬內設計了唯一的表單號且有一定的規律性，一旦出現缺號、跳號，可以及時發現;臺賬內每一條記錄都可鏈接至流程，便于查看流程狀態，打開流程可以跟蹤涉密文件的銷毀情況，便于保密自查;臺賬中將涉密文件的份數和頁數單獨統計，可以利用各流程中其他元數據的聯系多維度的管理涉密人員、涉密范圍等，提高保密管理效率，錯誤率也會大大降低。
建立一張較為詳細的研究院檔案制作臺賬，使得研究院檔案利用模塊的元數據覆蓋較為全面，不管從哪一個維度查詢，都能快速獲得數據，不僅利于檔案管理工作的統計和分析，還使研究院檔案利用的每一個環節得到檢查和監督，提高了檔案的安全性和保密性，同時也可成為工作考核的一個衡量標準。
2、研究院檔案借閱臺賬
（1）元數據的設計
對于研究院而言，特別是科技檔案，成果檔案是整個單位重要的資料。為確保這些檔案的真實、安全與可靠，需規范檔案使用人的借閱，督促其按時歸還檔案，應建立一個較為完備的檔案借閱臺賬，根據本單位的實際情況，元數據設計思考如下：
表單號：形式類似于研究院檔案制作臺賬中“表單號”的設計，為加以區別，編號組成規則為：年份-借閱-流水號;
借出日期、歸還日期：借閱時間的衡量標準，兩個日期相減為檔案使用人實際借閱天數，研究院檔案管理系統中可以規定最大借閱天數，一旦超過時間，系統可以自動發信息提醒借閱人及時歸還;
檔案類別：此元數據設計與檔案制作臺賬相同;
借閱份數：用以統計每一個任務流程借閱文件數量，歸還時便于核對檢查
借閱狀態：為方便查看借閱檔案的狀態，無需打開流程即可跟蹤借閱檔案的進度，具體包括在借、續借、注銷等狀態。
除上述元數據，還包括申請部門、借閱人、借出人和注銷人等。
（2）元數據設計的意義
第一，設計的元數據使得借閱信息較為完備、明確，不管是借閱人還是檔案員，都可以很快找到有效信息，確認研究院檔案借閱狀態，便于搜索與核查;
第二，便于研究院檔案年報等信息的統計和分析，可提供各類型檔案借閱的數量，分析檔案借閱的規律，對往后的檔案管理工作改進具有積極的啟示;
第三，日期的設計便于追溯歷史借閱情況和歸還時間，對問題的追蹤有很大幫助;有利于后續系統“超期提醒”功能的設置，提示借閱人及時歸還，大大降低了檔案遺失的可能性;
第四，有助于研究院檔案的安全與保密的檢查，可隨時查看借閱流程閉環情況，使每一份研究院檔案、每一個環節都在控制范圍之內，直接定位責任人，保證了研究院檔案的安全可靠。
以上就是當下信息化建設的大環境下，研究院電子檔案管理系統的建設是研究院檔案工作的重要任務，會博通研究院電子檔案管理系統現身，確實有利于降低研究院檔案管理成本，且有助于提高全員工作效率。研究院檔案利用模塊除了整體框架和元數據的實現，還有統計、查詢等功能細節的優化設計需要不斷去學習、探索。
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