知識學(xué)院
【知識+產(chǎn)品】新中國檔案事業(yè)發(fā)展VS檔案管理軟件發(fā)展，國際檔案日知識分享
在2023年2月份的全國檔案局長館長會議上的報告中，我們可以看到，我們國家的檔案管理事業(yè)發(fā)展已經(jīng)取得了非常可喜的成就。比如，依法治檔水平不斷提升、不斷優(yōu)化檔案工作體制機制、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)得到加強等等。
檔案信息化格局的形成，經(jīng)過了漫長的發(fā)展。在2023年國際檔案日期間，我們以本期內(nèi)容，跟大家一起回顧檔案管理在新中國的發(fā)展之路，用看見來時路的方式，更好地推動未來檔案事業(yè)的發(fā)展。
01新中國檔案事業(yè)發(fā)展脈絡(luò)
1)1949-1956,為檔案事業(yè)打基礎(chǔ)
在1949年到1956年這個階段，我國完成了繁重的社會改革任務(wù)，國家領(lǐng)導(dǎo)人非常重視檔案和檔案管理：接管、集中舊中國遺留下來的檔案、收集革命歷史檔案；收集革命歷史檔案；建立機關(guān)、團體的檔案工作；1954年11月，國家檔案局成立；1956年對國家全部檔案概念、檔案工作的基本任務(wù)合基本原則等一系列重大問題作出明確規(guī)定。
2）1957-1966，全面建設(shè)檔案事業(yè)
這一階段，檔案事業(yè)各個方面開始全面建設(shè)，到1960年，全國共建立各級檔案館1634個，其中中央級4個，省級15個，地級106個，縣級1590個。到1965年底，全國共建立各級各類檔案館2483個。1957年，依據(jù)《關(guān)于改進檔案、資料工作的方案》要求，我們國家分別在工業(yè)、交通、地質(zhì)、農(nóng)業(yè)、經(jīng)濟等方面建立統(tǒng)一的科技檔案、資料管理工作，推動科技檔案的建立和發(fā)展。此外，檔案專業(yè)教育也得以發(fā)展。
3）1976-1990，檔案事業(yè)的恢復(fù)與發(fā)展
這一階段，在不斷解放思想下，我們國家初步建立起一個與社會政治、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等事業(yè)相結(jié)合并為其服務(wù)的全國規(guī)模社會主義檔案事業(yè)。1988年1月1日，《中華人民共和國檔案法》正式實施，檔案事業(yè)進入依法治檔、全面建設(shè)的新階段。
4）1991-2020，檔案事業(yè)的現(xiàn)代化探索
各級檔案部門聯(lián)合科技部門積極開展檔案管理現(xiàn)代化的實驗工作，一大批檔案管理工具開始涌現(xiàn)。2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》，為新時代檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展提供法制保障。
5）2021至今，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平
這一階段，電子發(fā)票電子化報銷入賬歸檔試點進一步擴大、電子發(fā)票歸檔工作寫入中央文件、電子發(fā)票電子化報銷入賬歸檔試點工作在全國全面鋪開、增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作總結(jié)會議召開等，彰顯著檔案的電子化、數(shù)字化應(yīng)用已經(jīng)融入日常工作與生活。
2023年2月，全國檔案局長館長會議提出，要不斷提高檔案工作的現(xiàn)代化水平，要建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化檔案干部人才隊伍。
02檔案管理軟件發(fā)展脈絡(luò)
會博通起始于1988，是伴隨我國檔案事業(yè)發(fā)展起來的檔案管理軟件研發(fā)與服務(wù)商。在我們國家檔案事業(yè)得以不斷發(fā)展的過程中，檔案管理軟件也順應(yīng)時代需求，不斷完善，助推了檔案事業(yè)在新時代下價值的廣泛實現(xiàn)。
從1988到2023，滿打滿算，有三十六年的歷史。在科技推動下，檔案管理軟件經(jīng)歷了螺旋式的發(fā)展過程。會博通總結(jié)了自身的發(fā)展歷程，將這一發(fā)展的過程，總結(jié)為1.0-4.0階段。
1）1.0階段：文件與檔案一體化管理
什么叫文件與檔案的一體化管理？這個其實與以前的工作模式一致，以前管收發(fā)和檔案的是同一個工作人員，文件和檔案是一并管理的，所以，對應(yīng)的軟件功能就涵蓋了文件的登記、表格打印、檔案錄入等文檔一體化功能。
2）2.0階段，全生命周期管理階段
隨著工作的專業(yè)化內(nèi)容越來越高，文件管理逐漸由OA系統(tǒng)代替，關(guān)注的是文件的流轉(zhuǎn)，而檔案管理則更加的專業(yè)化，要求實現(xiàn)檔案的全生命周期管理，即提供檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能。
3）3.0階段：上下聯(lián)通的解決方案
因為用戶的組織體量越來越大，客戶要求系統(tǒng)可以實現(xiàn)自上而下的標準化管理，以及自下而上的檔案報送管理，所以，檔案管理的體系架構(gòu)就變成了一個網(wǎng)格化的架構(gòu)，每個單位都是一套獨立的全宗，獨立的檔案管理系統(tǒng)去運作。
上下聯(lián)通指的是每一級單位都是一套獨立系統(tǒng)，都可以通過交換中心報送檔案，每一個環(huán)節(jié)既可成為系統(tǒng)，又可以通過交換中心組成一套大型的關(guān)聯(lián)系統(tǒng)。會博通可以讓系統(tǒng)進行分層部署。實現(xiàn)自上而下的標準化管理，以及自下而上的檔案報送管理。
4）4.0階段，讓檔案為組織創(chuàng)造價值
“價值”有兩個方面的含義，分別是有序化管理和規(guī)范化利用。有序化管理包含檔案收集、整理、存儲三個部分。這其中也需要建立各種制度，需要不同的人員參與。比如建立預(yù)歸檔機制、由兼職檔案員整理、移交檔案，再由公司檔案員接收時進行鑒定、審核后歸檔入庫。
這個時候，我們把檔案收集、整理、存儲這三個管理過程進行了常態(tài)化，把各類型檔案有序化地管理在檔案庫中，那么接下來就是將存儲在檔案庫里的檔案，盡量避免管理風(fēng)險地開放利用。所以，4.0個階段主要是在利用，讓檔案的利用可以響應(yīng)用戶需求，為組織創(chuàng)造價值。
新中國檔案事業(yè)發(fā)展VS檔案管理軟件發(fā)展，能夠很好地折射出檔案行業(yè)的發(fā)展脈絡(luò)，幫助我們更好了解檔案行業(yè)，讓我們在做檔案管理工作的時候更有深度、也更能順應(yīng)其運行的邏輯。整個6月，國家檔案日期間，我們會不定時分享檔案知識，歡迎持續(xù)關(guān)注會博通新媒體矩陣。
推薦閱讀：
