知識學(xué)院
“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，教學(xué)檔案管理系統(tǒng)帶來的信息化管理創(chuàng)新策略
“互聯(lián)網(wǎng)+”的創(chuàng)新與便利，目前邁進了各行各業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，在學(xué)校檔案管理方便，采用會博通教學(xué)檔案管理系統(tǒng)走進了企業(yè)管理，步入了學(xué)校信息化管理改革，以先進的信息技術(shù)與創(chuàng)新發(fā)展中與數(shù)字化管理方式，改變原有學(xué)校檔案管理痛點，提升管理工作效率，又便利了檔案服務(wù)，讓檔案信息創(chuàng)造價值。
隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)在很多學(xué)校檔案管理工作中運用教學(xué)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化相結(jié)合，通過長期的使用體驗，也都表示確實增強了檔案管理工作水平與效率。但是通過對學(xué)校檔案管理情況的調(diào)查得知，有些學(xué)校依然存在缺乏檔案信息化與辦公自動化發(fā)展意識的問題，在學(xué)校檔案管理方面依然運用傳統(tǒng)方式。因此，加強學(xué)校學(xué)校檔案信息化與辦公自動化創(chuàng)新與發(fā)展是必要的。
學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀
檔案信息化驅(qū)動下，機構(gòu)對學(xué)校學(xué)校檔案管理的發(fā)展提出新要求，學(xué)校也會根據(jù)要求結(jié)檔案信息化發(fā)展趨勢與優(yōu)勢，加強檔案管理工作的創(chuàng)新，以此提升檔案管理水平與效率。學(xué)校學(xué)校檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)在以下幾方面。
檔案信息化管理推動學(xué)校檔案管理與文化傳承主體的多元化發(fā)展。在文化傳承與檔案管理中，需要結(jié)合傳播主體多元化、接受主體多元化的特征，發(fā)揮數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)開放性、交互性、跨時空性等優(yōu)勢，并根據(jù)學(xué)校檔案管理工作的實際情況，適當(dāng)優(yōu)化檔案管理的地點、時間，運用多樣化的方式，實現(xiàn)檔案信息有效整合、傳遞等，同時對實體檔案的智能化管理水平要進行創(chuàng)新改進，進而促進學(xué)校教師檔案管理水平的提高。
同時，在檔案管理中，需要運用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)，加強校園歷史檔案信息的有效整合與優(yōu)化，并增強教師與學(xué)生參與學(xué)校檔案管理的意識，進而在特色化的校園歷史檔案傳承與管理中，提升發(fā)展水平與效率。
其次，教學(xué)檔案管理系統(tǒng)信息化方式推動了學(xué)校檔案管理內(nèi)容的海量化積累、合理化分類并且傳承性發(fā)展，學(xué)校借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)利用數(shù)字化的平臺進行歷史文化整合、資源數(shù)字化轉(zhuǎn)化等，促進學(xué)校檔案管理與文化傳承發(fā)展開辟了平等性、開放性的信息儲存空間。在這種儲存空間下，能夠讓學(xué)校學(xué)校檔案與文化信息的匯聚效率更強，還會進一步增大學(xué)習(xí)內(nèi)容。互聯(lián)網(wǎng)時代下的門戶網(wǎng)站、云平臺、智能服務(wù)終端、新媒體等可以為學(xué)校學(xué)校檔案管理的信息化發(fā)展提供技術(shù)與平臺支持，運用平臺式文化傳播形式與檔案管理方式，為學(xué)校或者大眾提供海量化的學(xué)校檔案與文化內(nèi)容。
學(xué)校學(xué)校檔案信息化創(chuàng)新特點
01、檔案信息化與辦公自動化協(xié)同發(fā)展
有的學(xué)校具有針對學(xué)校檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)與平臺，通過數(shù)字化的信息整合與管理方式科學(xué)分類各種學(xué)校檔案信息與資源。在日常管理中，部分學(xué)校檔案管理數(shù)字化管理軟件十分健全，可以及時優(yōu)化有關(guān)學(xué)校檔案數(shù)字化管理的相關(guān)管理工作內(nèi)容等，實現(xiàn)數(shù)字化管理工作在學(xué)校學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用效果，同時應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能核心要素，對實體庫房以人防、物防技防的三防核心，實現(xiàn)數(shù)字化與實體的無縫對接。
另外，大部分學(xué)校結(jié)合數(shù)字化的發(fā)展優(yōu)勢，開展學(xué)校檔案數(shù)字化管理業(yè)務(wù)，有些工作人員有著現(xiàn)代化的管理觀念與技術(shù)使用能力。在實際工作中合理運用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算平臺，做好學(xué)校檔案信息與資源的整合工作，進而提升檔案數(shù)字化管理的效果。
02、內(nèi)容較豐富
學(xué)校在學(xué)校檔案數(shù)字化管理中內(nèi)容相對比較完善的，在數(shù)字化管理期間，管理員及時上傳某些學(xué)校檔案信息與資源，通常以實際物品陳列展示的方式，引導(dǎo)學(xué)生參觀與欣賞校園歷史文化，根據(jù)校園歷史文化發(fā)展的實體情況，將其拍攝成通過網(wǎng)絡(luò)展示出來，及時運用網(wǎng)絡(luò)化展示的方式，將實際歷史文化通過電子版、網(wǎng)絡(luò)平臺展現(xiàn)出來，而且尚未存在校園歷史文化與資源信息重復(fù)制作的問題，許多校園歷史與文化能及時上傳至網(wǎng)站或者平臺中。
在部分學(xué)校在學(xué)校檔案數(shù)字化管理網(wǎng)站或平臺建立前，對網(wǎng)站與平臺的整體架構(gòu)進行了宏觀規(guī)劃，合理考慮學(xué)校檔案內(nèi)容管理、信息管理等資料的完善性，進一步推動校園歷史文化的數(shù)字化發(fā)展，提升內(nèi)容與制作方式創(chuàng)新效果，有利于廣大師生或受眾通過學(xué)校檔案管理網(wǎng)站或平臺了解文化與信息資源。在校園歷史檔案信息的整合與管理中，部分學(xué)校還是以網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息資源整合方式為主，通過數(shù)據(jù)挖掘、整合、分析等技術(shù)，及時更新與完善學(xué)校校園歷史文化與檔案信息內(nèi)容，逐漸提升學(xué)校學(xué)校檔案數(shù)字化管理效果，推動其相關(guān)工作的創(chuàng)新發(fā)展。
03、學(xué)校檔案信息化創(chuàng)新問題
在現(xiàn)有的學(xué)校校園歷史檔案數(shù)字化管理情況來看，部分學(xué)校依然存在重視教育教學(xué)改革與科研建設(shè)，而忽略學(xué)校檔案智能化管理的問題。在運用信息技術(shù)與數(shù)字化管理方式，對學(xué)校檔案進行匯編、選編等方面存在不足，未能深入研究與分析檔案信息內(nèi)容。
比如，在人物檔案信息的分析與管理中，部分學(xué)校學(xué)校檔案管理網(wǎng)站中缺乏針對學(xué)校人物背景介紹或信息講解的人物欄目，只是提供了一些人物的名單，未能詳細地介紹人物，還有目前庫房檔案數(shù)量盤點問題，都不能達到賬物卡一致。在學(xué)校信息資源展示方面，普遍存在形式單一、新技術(shù)應(yīng)用不足的現(xiàn)象。在大部分信息資源的管理方面，通常是以為主，未能合理加上文字說明，還有的完全以文字為主，缺乏適當(dāng)?shù)囊纛l、視頻等信息內(nèi)容，最終導(dǎo)致學(xué)校學(xué)校檔案管理水平不佳。
在學(xué)校信息資源的管理與發(fā)展中，出現(xiàn)選題范圍不夠?qū)拸V的情況，在其檔案信息資料的整合方面，主要集中在學(xué)校發(fā)展歷史、組織沿革等方面，對其他領(lǐng)域的關(guān)注與信息內(nèi)容整合較少。在學(xué)校學(xué)校檔案數(shù)字化管理中，其檔案信息內(nèi)容存在更新頻率不足的問題，未能根據(jù)檔案信息或數(shù)字化管理網(wǎng)站更新要求，對數(shù)字化的管理方式或相關(guān)檔案信息內(nèi)容進行更新，最終導(dǎo)致學(xué)校學(xué)校數(shù)字化檔案管理網(wǎng)站的部分欄目或信息內(nèi)容長期得不到更新，影響學(xué)校學(xué)校檔案信息管理水平與效率。
04、學(xué)校學(xué)校檔案信息化創(chuàng)新價值
當(dāng)前學(xué)校黨史文化研究人員在運用數(shù)字化技術(shù)與平臺收集各項資料的過程中，也能讓原有的校園歷史檔案信息內(nèi)容得到豐富與完善。
學(xué)校學(xué)校檔案資料主要包含校園歷史文獻、重要建筑、人物信息、口述等內(nèi)容。在提升學(xué)校文化資料全面性中，應(yīng)該積極運用數(shù)字化的發(fā)展方式，挖掘?qū)W校資料信息與內(nèi)容，并努力建設(shè)學(xué)校檔案信息資料庫，進而促進校園檔案館建設(shè)工作的創(chuàng)新發(fā)展。在數(shù)字化管理下，可以讓檔案信息管理匯集到更多科研、教學(xué)檔案資料，并且將具有價值的信息保存至數(shù)字化的系統(tǒng)與學(xué)校檔案中，不斷創(chuàng)新校園檔案館在校園歷史文化管理與發(fā)展中的整體結(jié)構(gòu)，讓學(xué)校運用更加完善的學(xué)校信息內(nèi)容，為學(xué)校文化研究工作提供數(shù)據(jù)與科學(xué)保障。
數(shù)字化創(chuàng)新與發(fā)展中，有利于學(xué)校以各項檔案資源為主要對象，合理通過信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)管理手段，對原始檔案信息內(nèi)容進行科學(xué)篩選、加工、整理等，并通過嶄新的檔案資料信息管理方式，提升其檔案管理水平與效率。學(xué)校在長時間的發(fā)展中，匯集了大量的檔案信息資源，其中包含高質(zhì)量的檔案資源。為了合理傳承與弘揚高質(zhì)量的檔案資源，需要學(xué)校運用專題學(xué)校文化研究活動以及各種各樣的網(wǎng)絡(luò)媒體渠道進行宣傳推廣，進而吸引更多學(xué)校文化研究專家與機構(gòu)參與到學(xué)校檔案資源的編輯工作中，最大程度地滿足學(xué)校檔案管理工作需求與文化建設(shè)發(fā)展需要，不斷將檔案文化建設(shè)的社會服務(wù)功能體現(xiàn)出來。
在數(shù)字化的管理中，可以促進校園檔案文化宣傳工作的合理開發(fā)。學(xué)校檔案與文化研究人員在整理各項資料的過程中，會通過數(shù)字化的管理手段與網(wǎng)絡(luò)平臺，在校園內(nèi)大力推廣與宣傳檔案信息與文化內(nèi)容，不斷吸引更多師生閱讀學(xué)校讀物，強化校園文化品質(zhì)。在此過程中，有利于營造與諧輕松的校園文化氛圍，通過其學(xué)校檔案文化建設(shè)與宣傳等工作，也能將學(xué)校文化歷史與優(yōu)秀校園歷史文化讀物傳承下去，增強學(xué)校校園歷史文化在社會中的影響力與競爭力。
05、學(xué)校檔案信息化創(chuàng)新策略
①、提升數(shù)字化發(fā)展意識
學(xué)校學(xué)校檔案數(shù)字化管理與發(fā)展中，首先需要學(xué)校提升數(shù)字化發(fā)展意識與觀念，明確數(shù)字化管理方式對學(xué)校檔案管理與發(fā)展的重要意義。同時，結(jié)合學(xué)校校園歷史發(fā)展實際情況，構(gòu)建針對檔案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡(luò)平臺，并運用數(shù)字技術(shù)、信息平臺，做好學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)、管理等工作。
在網(wǎng)絡(luò)平臺或者網(wǎng)站的建立中，可以讓學(xué)校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)更加清晰，進而更好便于用戶瀏覽。同時，在信息的整合與設(shè)置方面要做到更加細致，有效劃分不同主題的校園歷史文化，也可以按照時間段、學(xué)科、機構(gòu)、部門等劃分。其次，學(xué)校可以構(gòu)建完善的網(wǎng)站導(dǎo)航系統(tǒng)，為用戶獲取與了解校園歷史檔案信息提供網(wǎng)站搜索功能，進而幫助用戶快速地了解與找到自己想要的檔案信息與資源，提升用戶體驗感。
在數(shù)字化的發(fā)展中，學(xué)校可以運用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算平臺，全面整合與優(yōu)化學(xué)校校園歷史文化與檔案信息內(nèi)容，并對校園歷史文化與檔案信息背景進行全面挖掘、分析，將更加清晰的學(xué)校檔案資源與文化內(nèi)容傳承下去，提升其數(shù)字化發(fā)展水平與效率。
為了將數(shù)字化的管理優(yōu)勢體現(xiàn)出去，學(xué)校可以加強學(xué)校檔案數(shù)字化管理的宣傳力度，提升檔案數(shù)字化管理人員的工作意識與能力，并在日常工作中運用網(wǎng)絡(luò)平臺或信息技術(shù)及時整合與完善學(xué)校檔案信息與資源，讓學(xué)校學(xué)校檔案的數(shù)據(jù)信息與內(nèi)容更加符合學(xué)校歷史發(fā)展的實際情況，并通過學(xué)校文化與檔案信息將學(xué)校的發(fā)展情況展現(xiàn)出去。
最后，學(xué)校學(xué)校檔案管理中，可通過校園網(wǎng)站傳承與宣傳校園歷史文化、校園建筑資料信息或者歷史人物背景等，不斷吸引更多師生與受眾參與學(xué)校檔案數(shù)字化管理與學(xué)習(xí)中。
②、健全檔案管理的內(nèi)容
在促進學(xué)校學(xué)校檔案管理數(shù)字化發(fā)展中，學(xué)校應(yīng)該重視學(xué)校檔案管理成果的發(fā)布。并健全檔案管理的內(nèi)容，從多角度提升數(shù)字化管理與發(fā)展水平。一方面，學(xué)校可以對現(xiàn)有的校園歷史編研成果或檔案管理成果進行展示。
比如，通過校園歷史網(wǎng)絡(luò)化管理平臺或者實體專題展覽、電子化相片等方式，及時地將檔案管理信息與歷史文化內(nèi)容傳播出去。還應(yīng)該將校園歷史文化與檔案信息及時上傳到學(xué)校網(wǎng)站相應(yīng)的欄目中，進而滿足用戶的多角度、全方位需求。在檔案信息管理與資源整合中，要抓緊安排好進度、檔案信息更新工作，從而防止出現(xiàn)信息內(nèi)容長期空虛與落后的現(xiàn)象。
在通常情況下，正式出版后的學(xué)校出版物可以通過學(xué)校圖書館收藏起來，學(xué)校可以在檔案信息資源管理中，運用學(xué)校網(wǎng)站與圖書館館藏書目系統(tǒng)連接的方式，讓用戶可以通過其數(shù)字化的管理平臺，學(xué)習(xí)與了解學(xué)校出版物的借閱信息，進而滿足不同用戶閱讀校園歷史文化全文的需要。
另外多數(shù)學(xué)校也需要對現(xiàn)有的校園歷史信息資源進行重新組合與優(yōu)化，并結(jié)合大學(xué)自身的辦學(xué)特色與發(fā)展歷程，讓學(xué)校檔案信息與內(nèi)容更好地與學(xué)校發(fā)展、教育教學(xué)、師生服務(wù)之間有機結(jié)合，或者運用數(shù)字化的管理方式，篩選出與各領(lǐng)域交叉的部分，促進學(xué)校研究內(nèi)容的精細化發(fā)展。
③、優(yōu)化檔案信息化水平
學(xué)校在數(shù)字化管理學(xué)校檔案信息資源時，應(yīng)該充分運用好學(xué)校檔案管理的網(wǎng)站或平臺，不斷將網(wǎng)站或平臺的作用發(fā)揮出來。當(dāng)前學(xué)校可以加強對學(xué)校檔案管理網(wǎng)站的多途徑宣傳與推廣，并且在學(xué)校與各個二級學(xué)院的官方網(wǎng)站創(chuàng)建檔案信息管理與分享的網(wǎng)絡(luò)平臺，充分將微博、微信等互聯(lián)網(wǎng)平臺的宣傳優(yōu)勢發(fā)揮出來，或者調(diào)動師生在個人網(wǎng)絡(luò)空間、虛擬社區(qū)欄目中宣傳與推廣校園歷史文化與檔案信息，也可以運用微信朋友圈進行傳播，通過擴大宣傳口碑宣傳效果，提升其檔案信息管理與數(shù)字化管理的水平。
在新生入學(xué)的教育、新教師崗前的培訓(xùn)，學(xué)校都需合理宣傳學(xué)校網(wǎng)站，能夠引導(dǎo)大家關(guān)注學(xué)校網(wǎng)站，通過采用會博通教學(xué)檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)字化管理方式，提升學(xué)校檔案信息管理效果。在數(shù)字化的管理中，學(xué)校可以定期組織學(xué)校網(wǎng)上相關(guān)活動，比如學(xué)校知識競賽、征文比賽、攝影比賽、學(xué)員檔案、人事管理、教學(xué)檔案管理等，不斷優(yōu)化檔案管理人員與用戶之間的互動，以此增強校園歷史文化傳播效果與檔案管理效果。
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